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Tema del Mes

Legalización y Apostilla de Documentos para que Surtan Efectos en el Extranjero

Por Oscar Javier Rocha Arellano

La cooperación internacional para validar documentos emitidos por autoridades nacionales y que sean reconocidos en los países receptores tiene dos procedimientos para llevarse a cabo: la apostilla y la legalización.

La apostilla surge del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 y se trata de un acuerdo internacional que regula la certificación de autenticidad de documentos públicos entre países (Estados Miembros), para que tengan valor legal en cualquiera de ellos. El Estado Mexicano es parte desde el 14 de agosto de 1995.

La apostilla es una anotación que certifica la autenticidad del documento emitido por un Estado miembro, así como la de la firma del funcionario público contenida en el mismo, la cual se coloca en el propio documento que se autentifica o en un apéndice que se le añade al mismo, en el cual consta un sello oficial y la anotación que declara la autenticidad del documento público, como puede ser un acta del registro civil, cuya apostilla se realiza ante las autoridades locales de cada entidad, un certificado de escuela pública o incorporada, testimonios notariales y de corredores públicos, certificados de estudios de instituciones privadas, previa autenticación en la SEP, así como documentos expedidos por autoridades federales.

La apostilla es un trámite que vino a sustituir en buena parte del anterior sistema que se utilizaba para autentificar documentos entre países, aunque dicho sistema continúa vigente para países que no son parte del Convenio de la Haya sobre apostilla como Canadá, Cuba y Egipto, este trámites de domina legalización de documentos.

La legalización de documentos consiste en la validación de un documento público que se hace paso por paso en distintas instancias administrativas locales y federales para certificar la autenticidad de la firma, las facultades de la autoridad que emite el documento y el documentos mismo, con la finalidad de que sean reconocidos y puedan surtir efectos en otro país.

En nuestro país este trámite se hace dependiendo si el documento a legalizar lo emite una autoridad federal o una autoridad local. Pensemos por ejemplo en un acta de divorcio emitida en la Ciudad de México que debe ser presentada ante una autoridad extranjera cuyo país no es parte del Convenio de la Haya, como es el caso de Canadá.

Al tratarse de un documento emitido por una autoridad local, no puede legalizarse directamente por la autoridad federal, por lo que el trámite de legalización inicia desde las propias autoridades de la Ciudad de México. Si el documento es emitido por el gobierno federal, la legalización inicia ante la Secretaría de Gobernación.

Una vez obtenida el acta del registro civil, emitida por un juez u oficial del Registro Civil, se debe validar el documento ante la instancia correspondiente que es la Consejería Jurídica y de Servicios Legales de la Ciudad de México, con sede en el Archivo General de Notarías, la cual certificará que el oficial del registro civil es una autoridad de la entidad y que el acta de que se trate fue legalmente emitida por la Ciudad de México, para ello la Consejería añade al acta un pequeño apéndice donde consta lo anterior.

El paso siguiente es validar el acta de divorcio ante la autoridad federal, pues ya fue validada por el gobierno local o estatal, y en este caso debemos llevar nuestro documento a legalizarlo ante la Secretaría de Gobernación, quien dará fe de la legalidad del documento y añadirá otro apéndice con la certificación de que la Ciudad de México es una entidad del Estado Mexicano, así como que la autoridad local ya certificó a su vez el documento.

El siguiente paso es legalizar el documento ante la autoridad mexicana encargada de la política exterior del país, se trata de la Secretaría de Relaciones exteriores, que revisará que se hayan cumplido con las autentificaciones previas y a su vez certificará el documento para que pueda ser presentado ante el Estado extranjero. Todos los pasos anteriores requieren un pago de derechos, el cual está sujeto a lo que fija cada autoridad participante de acuerdo con el arancel de trámites y servicios, por lo que varían los costos entre secretarías.

El último paso consiste en llevar nuestro documento autentificado por los funcionarios mexicanos ante la autoridad del país en donde se requiere que surta efectos, en este caso a la embajada, consulado o sede diplomática equivalente. Ahí, previo pago de derechos, revisarán el cumplimiento de los pasos previos para añadir otro apéndice con el sello y firma de la embajada en la que se reconoce que se cumplió con cada paso de la legalización y ya puede presentarse directamente ante la autoridad que lo requiere en el país extranjero de que se trate.

Resulta interesante compartir que el trámite de legalización de un acta de divorcio no solamente aplica para un divorcio tramitado mediante un juicio, sino también un divorcio administrativo. Lo que es más, el trámite de divorcio se puede llevar a cabo mediante un poder otorgado por los divorciantes. Pensemos que uno de los esposos que quiere el divorcio necesita ese documento para presentarlo ante la autoridad de Canadá para realizar algún trámite personal en aquel país, pero aun teniendo residencia en la Ciudad de México, es difícil estar viajando constantemente para hacer todos los trámites ya descritos. El poder de que se trata se puede otorgar ante la embajada mexicana, ya que los embajadores suplen las funciones de notario conforme a la ley, o ante fedatario en México, y debe ser redactado de una forma específica para que el apoderado pueda concurrir ante el juez del registro civil a tramitar y firmar el divorcio.

Una vez otorgado el poder, el apoderado puede reunir los requisitos del divorcio administrativo y acudir a solicitarlo ante el oficial del registro civil, quien previo pago de derechos revisará el poder otorgado para el trámite específico, la identificación oficial de los divorciantes, la residencia en territorio del Ciudad de México no menor a tres meses, que en el matrimonio no se procrearon hijos o que ya son mayores de edad sin necesidad de alimentos, que la mujer no esté embarazada, que no haya controversia en materia de alimentos, si el matrimonio se celebró bajo el régimen de sociedad conyugal que presenten su proyecto de liquidación y desde luego, que ambos divorciantes expresen su voluntad de separarse.

Cuando ya se ha revisado todo lo anterior, el apoderado o apoderados de los divorciantes pueden de forma válida concurrir al juzgado del Registro Civil y firmar el divorcio, para posteriormente iniciar el trámite de legalización o apostilla que corresponda.
El reconocimiento de autenticidad y validez de documentos nacionales en el extranjero sea por apostilla o por legalización es un mecanismo internacional que se utiliza de forma cotidiana para autentificar documentos oficiales de las personas, títulos y diplomas, así como documentos emitidos por autoridades de gobierno federales, el cual debemos conocer y saber utilizar.
Nosotros te brindamos este servicio para realizar trámites de legalización o apostilla de documentos.



 

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